Historie sukcesu: Q24 Software – jak polska technologia zmienia rekrutację akademicką na świecie

– Zaczęło się od moich własnych doświadczeń, kiedy jako studentka wybrałam się na studia zagraniczne i napotkałam mnóstwo trudności związanych z rekrutacją. Wtedy zrozumiałam, jak wielką rolę może odegrać automatyzacja tych procesów – mówi Tetiana Kroll, współzałożycielka i Prezes Zarządu Q24. – To właśnie te wyzwania zainspirowały nas do stworzenia platformy, która ma zrewolucjonizować rekrutację, zarówno dla uczelni, jak i kandydatów.

Q24 to intuicyjny system CRM dla uczelni i instytucji edukacyjnych, który automatyzuje wszystkie procesy rekrutacyjne. Jak to działa? Od momentu rejestracji kandydata, przez weryfikację dokumentów, aż po przyjęcie na studia – wszystko odbywa się online, bez zbędnych formalności i opóźnień. Narzędzie ułatwia także dokonywanie płatności, zarządzanie aplikacjami międzynarodowymi, takimi jak Erasmus+, a dzięki modułowi opartemu na sztucznej inteligencji Smart Interview użytkownicy mogą prowadzić asynchroniczne rozmowy wideo z kandydatami z całego świata.

Innowacje Q24 nie są tylko teorią – ich skuteczność najlepiej pokazują twarde dane. Instytucje, które korzystają z systemu, zauważają realne usprawnienia i korzyści. Jak wygląda to w liczbach?

· 3x szybszy proces rekrutacji – uczelnie skracają czas od zgłoszenia do przyjęcia studenta z kilku miesięcy do kilku tygodni.

· od +50% do +212% wyższa konwersja kandydatów – dzięki automatyzacji komunikacji, Smart Interview i integracji płatności.

· 70% mniej manualnej pracy w działach rekrutacji – dokumenty, rejestracje i płatności obsługiwane automatycznie w jednym systemie.

· Obsługa kandydatów z ponad 50 krajów w jednym panelu – bez barier czasowych i językowych dzięki AI i asynchronicznym wywiadom.

· Redukcja strat kandydatów o 45% – uczelnie nie tracą aplikantów przez brak systemów śledzenia zgłoszeń.

– Naszym celem było sprawienie, że uczelnie będą prowadzić rekrutacje bez dodatkowych obciążeń. Teraz, dzięki naszej technologii, mogą automatycznie zarządzać rekrutacjami z całego świata. Oszczędzają czas, pieniądze i zwiększają efektywność – podkreśla Tetiana Kroll.

Pierwsza wersja systemu powstała w 2019 roku, przy współpracy z Politechniką Białostocką i Menedżerską Akademią Nauk Stosowanych w Warszawie. – Nasza platforma była odpowiedzią na realne problemy uczelni i studentów. W 2021 roku zakończyliśmy prace nad produktem, a wtedy wszystko nabrało tempa – wspomina Kroll. Produkt szybko zyskał zainteresowanie, jednak prawdziwym przełomem okazało się wsparcie PARP w ramach Programu „Startups Are Us” dla sektora EdTech. Pomoc przyspieszyła rozwój firmy i umożliwiła wyniesienie projektu Q24 na nowy poziom.

– Bez wsparcia z PARP nasza globalna ekspansja trwałaby znacznie dłużej. Dzięki dotacjom mogliśmy uczestniczyć w międzynarodowych misjach, spotykać się z uczelniami i partnerami biznesowymi na całym świecie, a także nawiązać kluczowe kontakty. Na przykład w Zjednoczonych Emiratach Arabskich podpisaliśmy umowę partnerską, która pomogła nam zbudować silną pozycję w regionie, a w USA nawiązaliśmy współpracę z firmą wspierającą naszą sprzedaż – mówi Kroll.

Dzięki uzyskanemu dofinansowaniu Q24 nie tylko zyskało większą rozpoznawalność, ale przede wszystkim umocniło swoją obecność za granicą. – Jesteśmy zdecydowanie bardziej rozpoznawalni na całym świecie. Zyskaliśmy dostęp do cennych informacji o specyfice różnych rynków edukacyjnych, co pozwoliło lepiej dopasować nasz produkt do zróżnicowanych potrzeb klientów. Takie doświadczenie przybliżyło nas do postawionego celu o ekspansji – mówi Kroll.

Firma Q24 dzięki technologii, doświadczeniu i wsparciu PARP już dziś zmienia sposób, w jaki odbywa się rekrutacja na uczelnie. Ich globalna obecność rośnie z dnia na dzień, a ambicje sięgają najwyższych możliwych celów. Przyszłość marki maluje się w barwach dalszego rozwoju i ekspansji na kolejne rynki. Już dziś Q24 zaprezentowało swoje rozwiązanie w USA i współpracuje z College of the Canyons – jednym z największych publicznych college’ów w Kalifornii. – Planujemy skoncentrować się na USA, ZEA, Singapurze i Wielkiej Brytanii. Chcemy, żeby Q24 stało się globalnym standardem w obszarze digitalizacji i automatyzacji procesów rekrutacyjnych – zapowiada Kroll. 

Współzałożycielka podkreśla także rolę PARP w ich sukcesie i dalszych planach: – Dzięki programowi „Startups Are Us” zyskaliśmy nie tylko konkretną pomoc finansową, lecz także zbudowaliśmy wartościową sieć kontaktów. Co istotne, czujemy, że nie jesteśmy sami w tym procesie. To nie koniec, nasza współpraca z PARP nadal trwa, a w przyszłości liczymy na kolejne możliwości wsparcia.

Q24 dziś udowadnia, że połączenie innowacyjnego pomysłu z odpowiednim wsparciem pozwala polskiej firmie stworzyć rozwiązanie, które zmienia doświadczenie ludzi na całym świecie. Kluczową rolę odegrały tu także fundusze unijne, dzięki którym możliwa była nie tylko międzynarodowa ekspansja, lecz także dalsze udoskonalanie technologii, co zwiększyło konkurencyjność marki za granicą. A dla zespołu Q24 to dopiero początek wielkiej przygody.

To ostatni moment, by zgłosić swój startup i skorzystać z dostępnych możliwości. Do 24 września swoje kandydatury do programu mogą zgłaszać startupy z obszaru Fintech.

W sektorze FinTech poszukujemy startupów pracujących nad produktami, które zmieniają sposób świadczenia i korzystania z usług finansowych. Niezależnie, czy są to szybkie systemy płatności, technologie zapewniające bezpieczeństwo transakcji, produkty insurtech czy robo-doradztwo, które wspiera podejmowanie trafnych decyzji finansowych – kreatywne i nowatorskie rozwiązania wpisują się idealnie w profil programu.